Normativa: El registro horario en España en 2026
1. Introducción
El registro de la jornada laboral constituye, en 2026, una obligación legal plenamente consolidada en el ordenamiento jurídico español. Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, todas las empresas están obligadas a garantizar un sistema de registro diario de la jornada que permita acreditar el horario efectivo de trabajo de cada persona trabajadora.
Lejos de ser un mero requisito formal, el registro horario tiene implicaciones directas en materia de cumplimiento normativo, control de jornada, gestión de horas extraordinarias, prevención de conflictos laborales y actuación inspectora. Su correcta implantación resulta, por tanto, una cuestión estratégica para cualquier organización.
En este contexto, los sistemas digitales integrados de gestión empresarial, como Odoo ERP, ofrecen una base tecnológica adecuada para cumplir con la normativa, siempre que se configuren conforme a los requisitos legales y de protección de datos aplicables.
2. Marco normativo vigente en 2026
2.1. Estatuto de los Trabajadores: artículo 34.9
La obligación principal deriva del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que establece:
“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.”
Este precepto sigue plenamente vigente en 2026 y constituye la base jurídica del control horario en España.
Asimismo, la norma dispone que:
- El sistema de registro se organizará mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa, o en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras.
- Los registros deberán conservarse durante cuatro años.
- Los registros deberán permanecer a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
2.2. Normativa complementaria y criterios administrativos
El Ministerio de Trabajo y Economía Social ha publicado diversas guías y criterios interpretativos que, sin tener rango normativo, orientan la actuación inspectora. Destaca especialmente el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo, que clarifica aspectos como:
- Qué se considera un registro válido.
- La necesidad de reflejar la jornada real efectivamente realizada.
- La exigencia de disponibilidad inmediata del registro ante una actuación inspectora.
3. Ámbito de aplicación del registro horario
3.1. Regla general
La obligación de registro horario se aplica a todas las personas trabajadoras incluidas en el ámbito del Estatuto de los Trabajadores, con independencia de:
- El tamaño de la empresa.
- El sector de actividad.
- El tipo de jornada (completa o parcial).
- La modalidad de prestación del trabajo (presencial, móvil o a distancia).
3.2. Contratos a tiempo parcial
En los contratos a tiempo parcial, el registro horario tiene una relevancia reforzada. El Estatuto de los Trabajadores exige:
- Registro diario de la jornada.
- Totalización mensual de las horas trabajadas.
- Entrega al trabajador del resumen mensual junto con la nómina.
- Conservación de dichos resúmenes durante cuatro años.
El incumplimiento de estas obligaciones puede dar lugar no solo a sanciones administrativas, sino también a la presunción de jornada completa en determinados supuestos.
3.3. Teletrabajo y trabajo a distancia
La Ley 10/2021, de trabajo a distancia, establece expresamente que el sistema de registro horario debe:
- Reflejar fielmente el tiempo de trabajo efectivo.
- Incluir el momento de inicio y finalización de la jornada.
- Respetar los acuerdos de flexibilidad horaria, cuando existan.
Por tanto, el teletrabajo no exime de la obligación de fichaje, sino que refuerza la necesidad de contar con sistemas digitales fiables.
4. Requisitos del registro horario válido
4.1. Contenido mínimo exigido por la ley
El registro debe incluir, como mínimo:
- Identificación de la persona trabajadora.
- Fecha.
- Hora de inicio de la jornada.
- Hora de finalización de la jornada.
No son suficientes los calendarios laborales, cuadrantes de turnos o horarios teóricos si no reflejan la jornada efectivamente realizada.
4.2. Fiabilidad, trazabilidad y conservación
Desde el punto de vista práctico y probatorio, el sistema debe garantizar:
- Fiabilidad: que los datos no puedan ser alterados sin dejar rastro.
- Trazabilidad: identificación de modificaciones, correcciones y responsables.
- Conservación durante cuatro años, con integridad de la información.
- Acceso inmediato en caso de requerimiento de la Inspección de Trabajo.
5. Actuación de la Inspección de Trabajo
En una actuación inspectora, la empresa debe poder:
- Mostrar el sistema de registro utilizado.
- Facilitar los registros de jornada de cualquier trabajador y periodo solicitado.
- Acreditar la conservación de los registros durante cuatro años.
- Explicar el procedimiento interno de gestión de incidencias y correcciones.
La ausencia de un sistema adecuado, o la imposibilidad de acceder de forma inmediata a los registros, suele dar lugar a propuestas de sanción.
6. Régimen sancionador
6.1. Infracciones y cuantías
El incumplimiento de la obligación de registro horario se tipifica generalmente como infracción grave en materia laboral, conforme a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
Las sanciones económicas pueden oscilar, según su grado, entre 751 y 7.500 euros, sin perjuicio de otras responsabilidades que pudieran derivarse.
6.2. Consecuencias indirectas
Además de la sanción administrativa, la falta de un registro fiable:
- Dificulta la defensa de la empresa frente a reclamaciones por horas extraordinarias.
- Debilita la posición probatoria en conflictos laborales.
- Incrementa el riesgo de actas de infracción en inspecciones sucesivas.
7. Protección de datos personales
7.1. Base jurídica del tratamiento
El tratamiento de datos personales derivado del registro horario se ampara, con carácter general, en el cumplimiento de una obligación legal, por lo que no es necesario recabar el consentimiento del trabajador.
7.2. Principios aplicables
La empresa debe respetar los principios del RGPD y la LOPDGDD, en particular:
- Minimización de datos: registrar únicamente los datos necesarios.
- Limitación de la finalidad: uso exclusivo para control horario y fines legales asociados.
- Seguridad: medidas técnicas y organizativas adecuadas.
7.3. Biometría y geolocalización
El uso de sistemas biométricos (huella, reconocimiento facial) o de geolocalización presenta riesgos elevados desde el punto de vista de protección de datos y requiere:
- Análisis de necesidad y proporcionalidad.
- Evaluación de impacto en protección de datos, en muchos casos.
- Justificación clara de que no existen alternativas menos intrusivas.
Las autoridades de control recomiendan prudencia en este ámbito.
8. Odoo ERP como solución integrada de registro horario
8.1. Registro de asistencias
Odoo incorpora una aplicación específica de Asistencias (Attendances) que permite registrar:
- Entrada y salida de la jornada.
- Marcas temporales asociadas a cada empleado.
- Consulta y exportación de registros.
Este módulo cubre el requisito legal básico del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
8.2. Integración con RRHH y gestión empresarial
Una de las principales ventajas de Odoo es la integración del registro horario con:
- Gestión de empleados y departamentos.
- Calendarios laborales.
- Partes de horas (Timesheets) para imputación a proyectos o centros de coste.
- Informes y exportaciones para inspecciones o auditorías internas.
Es importante diferenciar claramente entre:
- Registro de jornada (obligación legal).
- Imputación de horas a proyectos (gestión interna).
8.3. Escenarios habituales de uso
Según el tipo de empresa, Odoo permite implantar:
- Fichaje individual desde el entorno web.
- Terminal compartido en centros de trabajo.
- Acceso remoto controlado para personal desplazado o en teletrabajo.
La elección del método debe alinearse con la realidad operativa de la empresa y con los principios de protección de datos.
9. Recomendaciones para una implantación adecuada
Para una implantación correcta del registro horario con Odoo, se recomienda:
- Definir una política interna de registro de jornada, documentada.
- Configurar correctamente empleados, horarios y permisos.
- Establecer un procedimiento de gestión de incidencias y correcciones.
- Garantizar la conservación de registros durante cuatro años.
- Formar a la plantilla en el uso del sistema.
- Revisar periódicamente el cumplimiento y la coherencia de los datos.
10. Perspectiva normativa y conclusiones
En 2026, el registro horario continúa siendo un elemento central del control del tiempo de trabajo en España. Las iniciativas legislativas en debate sobre reducción de jornada y derecho a la desconexión refuerzan la tendencia hacia mayores exigencias de control, trazabilidad y digitalización.
Disponer de un sistema integrado como Odoo ERP, correctamente configurado y alineado con la normativa laboral y de protección de datos, permite a las empresas:
- Cumplir con sus obligaciones legales.
- Reducir riesgos sancionadores.
- Mejorar la gestión interna del tiempo de trabajo.
- Aportar seguridad jurídica ante inspecciones y conflictos laborales.
El registro horario no debe abordarse como un trámite aislado, sino como parte de una gestión empresarial responsable y conforme al marco legal vigente.
